~ Facturation Laurux ~

    

    Après la saisie du code de la main d'oeuvre l'ensemble des zones est complétée. Modifier si besoin la  désignation.
    Si la zone "Temps/Montant" est mouvementée avec un "M" (Montant), la zone "Tx Hr" ( Taux horaire) et la zone "Tps" (Temps) ne sont pas modifiables il faut donc saisir ou modifier le montant HT de l'opération de main d'oeuvre.
    Si la zone est mouvementée avec un "T" (Temps) vous pouvez modifier la zone "Tx Hr" ( Taux horaire) et saisir un temps.
    Saisir ou modifier le montant HT de l'opération de main d'oeuvre, eventuellement saisir le montant de la remise.
    Toutes les zones suivantes sont modifiables.
    Si vous modifez le montant net HT, le programme vous demandera si vous souhaitez modifier le montant de la remise ou le montant HT. La première option ne modifiera que le montant de la remise et le montant net TTC, la seconde recalculera le montant du Taux horaire le montant HT et le montant TTC.
    Cliquez sur le bouton "Enregister Mo" pour valider la ligne de main d'oeuvre. La ligne s'inscrit dans la partie basse de l'écran avec un "M" en bout de ligne (Voir copie d'écran plus haut).
  

Saisie des articles.

    

    Un produit peux être appelé soit par la saisie de sa référence, soit par la saisie du code équivalent, soit par la saisie (ou lecture) du code barre.
    Dans le cas d'une saisie du code équivalent voir ici la note sur l'utilisation du code équivalent
    Après la saisie du code de l'article l'ensemble des zones est complétée. Modifier si besoin la  désignation.
    NB : Si le produit appelé possède une photo ou un texte de caractéristique alors la ligne de désignation sera verte. Il sera alors possible de faire CTRL+P, lorsque le curseur est soit sur la zone "Désignation" soit sur la zone "Quantité", pour ouvrir une fenêtre qui affichera la photo et les caractéristiques du produit.
    Toutes les zones suivantes sont modifiables.
    Si vous modifiez le prix unitaire l'ensemble des autres zones prix est recalculé.
    Si vous modifez le montant brut HT, le programme vous demandera si vous souhaitez modifier le montant de la remise ou le montant unitaire. La première option ne modifiera que le montant de la remise et le montant net HT et TTC, la seconde recalculera le montant du Prix unitaire et les deux zones du prix net.
    Vous pouvez modifier le nombre de décimales dont vous voulez disposer en cliquant sur la texbox "Dec" ou en tapant "d" en étant dans la zone "Qté".
    Cliquez sur le bouton "Enregistrer article" pour valider la ligne du produit. La ligne s'inscrit dans la partie basse de l'écran avec un "A en bout de ligne (Voir copie d'écran plus haut).
    Si la gestion du matériel est activée et si le produit est un matériel, alors une fenêtre s'ouvrira afin de saisir le ou les numéros de série (selon la quantité recue).Voir rubrique matériels

    Lorsque votre saisie est terminée, cliquez sur le bouton "Sortie de la saisie" pour revenir dans l'écran de l'entête.

    Note concernant la gestion des remises sur les produits :
    Pour les remises par type client.
        Si une remise client existe alors la remise par type ne se fera pas. La remise client est donc prépondérante.
       
    Pour les remises quantitatives.
        Si une remise client existe alors les remises quantitatives s'ajouteront à celle-ci.
        Si une remise par type client existe alors les remises quantitatives s'ajouteront également a celles-ci.
        Les remises quantitatives s'appliquent donc toujours sur les produits quelque soient les remises préalables utilisées et sauf si le produit est en promotion.
    Rappel.   Les remises quantitatives se parametrent par la fiche famille, puis, en fiche article, il suffit de cliquer sur le bouton idione pour importer les remises de la famille.

    Note concernant les références longues :
        Les références longues sont utilisées sur certains produits génériques, donc non stockés, afin de renseigner les références fournisseurs (ou autres). Ainsi si une référence longue est saisie sur un produit c'est cette référence qui apparaîtra lors de l'impression du document ou à l'impression de la préparation des livraisons.
        La saisie des références longues se fait par CTRL+R sur la désignation ou la zone quantité en facturation.

    Note sur le blocage des documents:
    On ne peut pas sélectionner un document qui est déjà utilisé par une autre instance. Si c'est le cas alors on aura un message d'information qui affichera également le nom de l'utilisateur. Ca permettra de retrouver facilement le poste qui bloque.
    Si un jour il y a un problème pour aller sur un bon alors que personne n'utilise réellement ce bon alors il faudra aller en "Gestion" ==> "Outils" ==> "Appel programme" et saisir "Docactif". Cela effacera la table et libérera le document.
Cela sera notamment utile en cas de crash du programme de facturation car une sortie anormale du programme ne mettra pas à jour la table.

Impression des documents.

    Comme il a été vu plus haut, le type de document se décide en cochant le bouton radio souhaité en haut à droite de l'onglet "Entête" .
Tous ces documents peuvent être imprimés autant de fois que vous le souhaitez. Pour les factures archivées, (les factures sont archivées lors de la clôture mensuelle) il faudra aller dans les archives pour les réimprimer.
     Pour imprimer un document, cliquez sur le bouton "Imprimer" la fenêtre suivante s'ouvre.


        Toutes les valeurs des options sont celles qui, par défaut, sont mémorisées dans les préférences. Le nombre d'exemplaires de facture vient de la fiche client. Cette donnée est modifiable.
        La date proposée est celle du jour de l'impression. Cette date est modifiable.
        Si vous imprimez sur du papier pré-imprimé veuillez décocher les boutons "Edition de l'entete" et "Edition des reserves".
        Si vous souhaitez un récapitulatif du total de la MO, des produits et des remises en bas de facture, cochez le bouton "Edition du récapitulatif"
        Si vous souhaitez impimer les BL sur du formats A5, il faudra cocher le bouton "Bl en A5". Le programme imprimera deux BL réduits sur une feuille A4, un pour le client et l'autre, signé par le client, pour vous. Cette fonction ne marche qu'avec les documents de type BL.
         Gestion du réglement : Si le client ne paye pas alors il faudra décocher le bouton "Saisie du réglement" sinon, le bouton devra etre actif pour saisir le montant versé. (Voir les préférences pour l'activation du bouton par défaut) 
        Si le bouton "Saisie du réglement" est activé vous pourrez saisir le mode de réglement et éventuellement modifier le montant réglé qui, par défaut, est égal au montant de la facture. Si le bouton "Saisie du réglement" n'est pas coché, vous pourrez néanmoins sélectionner le mode de réglement afin qu'il apparaisse sur la facture.
        Si le texte réglement (dans les préférences) n'est pas activé et si le mode de réglement est renseigné dans la fiche du client alors c'est ce mode de réglement qui s'affichera dans la fenêtre d'impression des factures. Si aucun mode de réglement n'est renseigné dans la fiche client et que le texte de réglement soit activé dans les préférences alors c'est celui-ci qui s'imprimera sur la facture, sinon, le mode réglement de la fiche client sera prépondérant. Si le texte de réglement par défaut n'est pas activé dans les préférences et si le mode de réglement n'est pas renseigné dans la fenêtre d'impression alors on aura la mention normale (Reglement au jj/mm/aaa).
        Laurux peut gérer deux règlements différents. En cas de règlements multiples, saisir le mode de règlement du premier règlement, saisir le montant puis cliquer sur le bouton "Imprimer". Une fenêtre s'ouvrira afin que vous puissiez saisir le deuxième mode de règlement. Le montant du deuxième règlement s'affiche automaiquement, cliquer sur le bouton "Imprimer".
        Dans le cas d'un règlement partiel, on saisira le mode de règlement puis son montant, puis on cliquera sur le bouton "Imprimer". La fenêtre de saisie du deuxième règlement s'ouvrira mais comme il n'y aura pas de saisie il faudra cliquer sur le bouton "Imprimer".
        Attention : La saisie d'un réglement génère une écriture de trésorerie automatique dans les journaux définis dans les parametres. Le programme mouvementera un journal de caisse si le réglement est en especes sinon il mouvementera un journal de banque.
        Cliquez sur "Imprimer" pour lancer l'impression ou sur "Visualiser" pour avoir un aperçu du document.
        Attention ! Si vous imprimez un document de type "F" ( facture ), le document ne sera plus modifiable. Le passage de l'écriture de vente en comptabilité se fera automatiquement. En visualisation, il n'y a pas de mouvement comptable, il n'y a que l'impression qui génère l'écriture de vente.

Le bouton "Mail" permet l'envoi de courriels si la zone est renseignée.

Le bouton "Sms" permet l'envoi de SMS si la zone portable est renseignée.
NB : Le bouton "Sms" apparaît seulement si la gestion des SMS est activée dans les préférences.
Voir la page dédiée à la Gestion des SMS ou Utilisation des SMS sous Laurux

Gestion des avoirs et duplication de documents.

    Il existe deux façons de faire un avoir.
    1- Manuelle c'est à dire que l'on va créer un document normal mais on saisira des quantités négatives. A l'impression de la facture, puisque le montant est négatif, on aura la mention "Avoir" au lieu de "Facture" sur le document imprimé. L'écriture passera au crédit du compte client en compta. Bien entendu on peut panacher des quantités positives et négatives. Seul le montant final du document determinera la nature du document.

    2- Automatique c'est à dire que l'on va transformer une facture en un avoir (ou inversement parce que ça fonctionne dans les deux sens).
    Pour être transformée en avoir, une facture doit préalablement être archivée (Rappel : Les factures sont archivées lors de la cloture mensuelle de la facturation)
        A: Saisie d'un avoir a partir d'une facture archivée
            1- Cliquer sur nouveau et choisissez la deuxième option à la question posée.
            2- Cliquer sur le bouton des avoirs et sélectionner la facture qu'on souhaite transformer en avoir ou inversement l'avoir qu'on souhaite transformer en facture. C'est magique, ca marche dans les deux sens.
            3- Une fenêtre va s'ouvrir et montrer les lignes du document qu'on vient de choisir.
            4- Ici, on a deux possibilités. Soit on veut faire un avoir sur la totalité du document auquel cas on a rien d'autre à faire qu'a cliquer sur le bouton "Valider sélection", soit on souhaite faire un avoir partiel auquel cas on va activer le bouton "Sélection partielle" puis sélectionner les lignes souhaitées. lorsque la sélection est finie, on va la valider en cliquant sur le bouton "Valider sélection".
            5- La fenêtre des avoirs va se fermer et on va se retrouver dans les lignes de détails de la facture avec les lignes précédement sélectionnées. Les quantités étant évidemment inversées.
        b: Saisie d'un avoir a partir d'une facture non archivée
            1- Sélectionner la facture a dupliquer.
            2- Double-cliquer sur le document sélectionné.
            3- On se retrouve dans la même position que la ligne 3 du pragraphe précédent. Voir plus haut pour la suite.
            NB : Lors du traitement la facture sélectionnée sera archivée. 

    Création d'un devis par duplication.

    Il y a deux manière de dupliquer un document.
    A- Depuis le menu de création des avoirs.
        1- Cliquer sur nouveau et choisissez la première option à la question posée. Ensuite la procédure est identique à celle de la création des avoirs.
        2- N'oubliez pas de modifier le code du client, car c'est celui du document dupliqué qui est récupéré.
        NB : Cette option, contrairement aux avoirs qui sont créés à partir des factures archivées, ne fonctionne qu'avec les documents en cours.
    B- A partir des lignes de détail du document.
       Il est possible de dupliquer directement un document à partir des lignes de détail en faisant CTRL + D.
       Deux possibilités.
       1- Si aucune ligne n'est sélectionnée alors le programme proposera une duplication totale.
       2- Si des lignes on été sélectionnées alors le programme proposera une duplication partielle. 
       NB : Une ligne se sélectionne en la cliquant pour la mettre en surbrillance puis en pressant la barre d'espace. Une "*" s'inscrira alors en bout de ligne.
       Rappel : Il est possible de modifier la taille des colonnes. Cela permettra d'afficher la dernière colonne ("*") au cas ou elle ne soit pas visible. Ces modifications sont mémorisées à la fermeture de la fenêtre.
 
       La duplication à partir des lignes de détail va offrir l'avantage d'une gestion des reliquats lorsque le document a dupliquer est de type "C" (commande).
       Si on duplique une commande, après la duplication le programme demandera si on souhaite supprimer les lignes dupliquées. Si on est d'accord alors seuls les articles seront supprimés, les lignes de commentaires et de MO resteront sur le documents initial.  
       La première ligne de la commande créée sera un commentaire de la forme suivante : "Reliquat de la commande XXXXX" (XXXXX étant le numéro de la commande initiale).
       En fin de document initial on aura la mention ""Pièces en reliquat sur la commande XXXXX" (XXXXX étant le numéro de la nouvelle commande). Sous cette mention reportera toutes les lignes des produits portés dans la nouvelle commande.

Gestion des acomptes.

   Laurux n'offre pas de possibilité prédéfinie de faire des factures d'acomptes or la législation impose la saisie d'une facture pour tout versement d'acompte. Voici comment procéder :
    1- Créer une famille spécifique pour les acomptes avec un compte vente 419xxx puis créer un article acompte ayant un prix de vente à zéro en veillant a porter la famille acompte.
    2- Lors du versement de l'acompte, créer une facture, appeler l'article acompte,saisir son montant et imprimer le document.
    3- Lorsque le client vient chercher son produit, créer une facture, saisir le produit (ou la prestation) commandé(e) lors du versement de l'acompte, appeler le produit acompte et saisir son montant puis mettre une quantité négative (-1). Imprimer le document.

Archivage des factures.

     L'archivage des factures imprimées se fait automatiquement lors de la clôture mensuelle. Les factures archivées disparaissent de la facturation, par conséquent il faudra passer par le menu des archives si on a besoin d'imprimer un ancien document.
    On peut aussi, ponctuellement, archiver manuellement une facture en double-cliquant sur la ligne du document (par exemple pour faire un avoir automatique).
    NB :  Les  documents de type "A" ne peuvent pas être archivés, ni manuellement, ni par le programme de clôture mensuelle.

Quelques fonctions.

    1- Pour insérer une ligne vierge il faut enregistrer une ligne de commentaire vide.
    Si on utilise souvent des lignes blanches, il serait mieux de créer un commentaire vierge via la table des commentaires.
    2- Pour déplacer une ligne, on la sélectionne puis on appuie sur la touche - (moins) pour la faire remonter ou sur la touche + (plus) pour la faire descendre.
    3- Pour supprimer une ligne, on la sélectionne puis on appuie sur la touche Suppr ( ou Del ).
    4- Pour modifier une ligne, on double clique dessus.
    Le remplacement d'un produit par un autre lors d'une modification de ligne ne fonctionne que sur la première ligne.
    Cela veut dire que les produits ayant deux lignes de désignation ou de l'eco-taxe ou de la copie privée ou à fortiori des lignes des caractéristiques verront seulement la première ligne modifiée. Donc le plus simple (et le plus sur) c'est, dans ce cas, de supprimer le produit puis de refaire une nouvelle saisie avec le produit souhaité.
   

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